下の判定に答えると、いま比較に進んでよい段階か、先に業務を整理すべき段階かが分かります。110業務ぶんの費用・失敗の型・規程も載せています。
6つ選ぶだけ。「入れないほうがよい」という結果も出ます。
6つ選ぶと、判定が出ます。
浮く時間だけを出しても判断できません。導入後に残る作業と確認、ツールの費用、初期費用まで引いて、回収にかかる月数を出します。
誤りが支払や外部への通知に直結する業務では、「確認しない」は選ばないでください。精度が高くても人が見る工程は残します。
6つ選ぶと、月いくら減るか、何か月で回収できるかが出ます。
自分の部署でいちばん時間を取られていることから見てください。
専用の製品が複数あって、条件で絞れる業務です。一律のおすすめ順位は付けません。業務量・必要な機能・扱う情報によって候補が変わるためです。
| 業務 | 使う技術 | 部門 | どこまで自動化するか | 効果を測る数字 |
|---|---|---|---|---|
| 請求書の読み取りを自動化する | AI-OCR | 経理 | 下書きまで自動化 | 1枚あたりの処理時間と、月末3日間の残業時間 |
| 商談の記録を自動で残す | 音声認識AI | 営業 | 下書きまで自動化 | CRMへの入力率と、入力にかかる時間 |
| 議事録を自動で作る | 音声認識AI | 全社 | 下書きまで自動化 | 議事録の完成までの時間と、配布までの日数 |
| 契約の更新期限を管理する | AI-OCR | 法務 | 下書きまで自動化 | 意図しない自動更新の件数と、更新判断にかけられた日数 |
| 提出書類の不備を事前に見つける | AI-OCR | 総務 | 下書きまで自動化 | 差し戻し件数と、提出から受理までの日数 |
| 動画の字幕と要約を作る | 音声認識AI | マーケ | 下書きまで自動化 | 字幕付き動画の割合と、視聴完了率 |
料金だけで比べると、導入したあとに困ります。
| 軸 | 確かめること | 確かめないとどうなるか |
|---|---|---|
| 1. 自社データで試せるか | 試用で、実際の書類・音声・データを使わせてもらえるか | カタログの精度で判断することになり、導入後に「思ったより読めない」となる |
| 2. 例外が出たときの画面 | うまくいかなかったとき、何が起きたか分かるか。次に何をすればよいか書いてあるか | 例外は必ず出る。ここの作りで日々の運用の重さが決まる |
| 3. 人が確認する仕組み | 項目ごとに精度が出せるか。確認する項目を絞れるか | 全項目を同じ厚さで見ることになり、確認の時間が減らない |
| 4. 既存システムとの接続 | 「連携できます」の中身。そのまま繋がるのか、開発が要るのか | 契約後に別途の開発費が発生する |
| 5. 入力データの扱い | 入れた内容が学習に使われるか。保存される国はどこか | 社外秘を扱えない。契約書の条項を読む必要がある |
| 6. 解約とデータの持ち出し | 解約後にデータをどの形式で出せるか。費用はかかるか | 乗り換えられなくなり、値上げを受け入れるしかなくなる |
失敗は段階を踏んで進みます。早い段階で気づくほど傷が浅く済みます。
| 段階 | 起きること | ここで止める方法 |
|---|---|---|
| 1 | 目的が「AIを使うこと」になる | 測る数字を先に決める。決められないなら着手しない |
| 2 | 製品を機能の多さで選ぶ | 置き換える範囲を先に決める |
| 3 | カタログの精度で判断する | 自社のデータで試す。試せない製品は候補から外す |
| 4 | 全社に一度に配る | 一部門か書類の一種類に絞って試し、事前に決めた指標で評価する。期間は業務による（件数が多ければ2週間で分かるし、月次でしか回らない業務なら3か月でも足りない） |
| 5 | 確認の工程を省く | 項目ごとに精度を出し、影響の大きい項目だけ厚く見る |
| 6 | 誤りが後工程に流れる | 誤りの原因を記録して件数を数える |
| 7 | 誰も使わなくなる | 使っていない人に理由を聞く |